Xuất phát từ quy mô và số lượng hồ sơ đăng ký gắn mới đồng hồ nước liên tục tăng qua từng năm, thực hiện theo chỉ đạo của Tổng Công ty Cấp nước Sài Gòn (Sawaco) về cải tiến quy trình “Gắn mới đồng hồ nước”, rút ngắn thời gian gắn đồng hồ nước cho khách hàng, ứng dụng công nghệ vào quản lý để nâng chất lượng phục vụ khách hàng.
Cụ thể, Công ty Cấp nước Thủ Đức xây dựng mới ứng dụng quản lý “Gắn mới đồng hồ nước”, quản lý tiếp nhận hồ sơ đầu vào theo quy trình mới; rút ngắn thời gian tiếp nhận hồ sơ, hồ sơ giấy tờ sẽ được số hóa từ đầu, khách hàng sẽ không phải mất thời gian photocopy hoặc công chứng. Hồ sơ sau khi khách hàng đăng ký sẽ được chuyển trực tiếp đến phòng ban, đội để thực hiện công tác cần thiết cho thi công gắn đồng hồ nước.
Ngoài ra, việc tích hợp với hệ thống cơ sở dữ liệu GIS khi đăng ký hồ sơ sẽ giúp bộ phận thi công biết chính xác địa chỉ khách hàng cần thi công. Ứng dụng cung cấp phiên bản Mobile giúp các đội cập nhật dữ liệu thi công thực tế tại hiện trường, giúp việc giám sát, quản lý được tốt hơn.
Nhờ đó, thời điểm nào, nhân viên công ty cũng có thể tra cứu trạng thái hồ sơ để trả lời thắc mắc từ khách hàng và quản lý tổng thể toàn bộ quy trình hồ sơ từ lúc khách hàng đăng ký, thi công đến chuyển dữ liệu lên hệ thống Billing của tổng công ty để khai sinh đồng hồ nước mới.
Sau một thời gian Công ty CP Cấp nước Thủ Đức ứng dụng gắn đồng hồ nước theo quy trình mới đã đạt được kết quả đáng ghi nhận. Đặc biệt, thời gian gắn đồng hồ nước cho khách hàng rút ngắn từ 15 ngày còn 24 giờ. Ngoài ra, hồ sơ khách hàng đăng ký gắn mới đồng hồ nước tại đơn vị được chuyển đổi số hoàn toàn. Khách hàng không cần phải photocopy hoặc công chứng giấy tờ.
Toàn bộ dữ liệu về hồ sơ khách hàng, dữ liệu hoàn công, hình ảnh thi công, hợp đồng… được lưu trữ đầy đủ, lúc nào cũng có thể tra cứu để phục vụ công tác chuyên môn nghiệp vụ. Từ đó, công tác chăm sóc khách hàng được nâng cao nhờ quy trình cải tiến, rút ngắn thời gian và giảm thủ tục không cần thiết.